Hemos activado un sistema de clasificación de la información en Outlook, Word, Excel y Teams. Esta guía te explica qué son las etiquetas, cuándo usarlas y qué hacer cuando el sistema te avisa.
Cada documento o correo tiene un nivel de sensibilidad. Las etiquetas lo hacen visible para todos y permiten al sistema proteger la información automáticamente.
Contenido que puede compartirse y publicarse sin ninguna restricción.
Información del día a día que no debe salir de la organización pero sin datos críticos.
Información sensible que solo debe compartirse con personas autorizadas.
Información crítica con cifrado. Solo accesible por personas expresamente autorizadas.
La barra de etiquetas aparece en cada correo nuevo. El sistema sugiere la etiqueta correcta si detecta datos sensibles — tú decides si aplicarla o no.
Nuevo mensaje — Outlook Web
Si el sistema detecta un DNI, IBAN u otro dato sensible en el cuerpo del correo, aparece automáticamente una sugerencia. Tú decides si aceptarla o cambiarla.
La barra de etiquetas es visible en todo momento. Haz clic en cualquiera para cambiarla. Si bajas el nivel de clasificación, el sistema te pedirá una breve justificación.
Si el correo lleva etiqueta Confidencial o superior y el destinatario es externo, recibirás un aviso. Puedes justificar el envío y continuar. No hay bloqueo.
Los documentos "Muy Confidencial" llevan automáticamente marca de agua y pie de página corporativo visible en todas las copias, incluidas las impresas.
Documento Word — Muy Confidencial
Estrategia Comercial 2026 — Resumen ejecutivo
Este documento contiene información estratégica de LOGNEXT S.L. Su distribución está estrictamente restringida a los destinatarios autorizados indicados en portada.
Los datos aquí incluidos no pueden reproducirse ni compartirse sin autorización expresa de Dirección...
El sistema nunca te bloquea de forma definitiva. Los avisos son recordatorios para que confirmes que el envío es intencionado.
Estás enviando contenido clasificado como Confidencial a un destinatario externo. Confirma que el destinatario está autorizado para recibir esta información.
El sistema te indica qué información ha detectado y a qué destinatario externo va. Revisa que es correcto antes de continuar.
Una frase corta es suficiente: "Contrato solicitado por el cliente", "Datos para tramitación con gestoría". Queda registrada en el sistema de auditoría.
Si el envío es correcto, confirma y el correo se envía con normalidad. Si no lo es, cancela sin consecuencias. El equipo de IT recibe una notificación en ambos casos.
Las preguntas más habituales sobre el sistema de etiquetas de confidencialidad.
El equipo IT está disponible para cualquier duda sobre el sistema de etiquetas o los avisos que recibes.